Barcelona ist eine der weltweit beliebtesten MICE-Destinationen. Kein Wunder! Zum mediterranen Klima gesellen sich hier stilvolle Hotels, hervorragende Restaurants und einzigartige Tagungsorte. Hinzu kommt ein ungeheuer breites Angebot an Aktivitäten in und um Barcelona. Die Auswahl reicht von Führungen zu Kultur, Architektur und Geschichte der Stadt bis zum facettenreichen Angebot für Sportler.
Eine der attraktivsten Venues Barcelonas liegt allerdings nicht im Stadtzentrum, sondern etwa 20km außerhalb. Die Universitat Autònoma de Barcelona bietet als Campus Uni die perfekte Infrastruktur für Tagungen, Kongresse, Conventions und Events aller Größenordnungen. Hier finden sich Tagunsräume und Unterkünfte, die exakt auf das Anforderungsprofil von MICE-Trips zugeschnitten sind. Überdies steht mit Conference & Events UAB Campus ein Service zur Verfügung, der aus einer Hand sämtliche Details Ihres Events organisiert.
Campus der Universitat Autònoma de Barcelona
Planung und Durchführung von Events in der Nähe von Barcelona: Conference & Events UAB Campus
Wir haben mit Maria Clarella Amenedo gesprochen. Sie ist Direktorin des Convention Bureaus Conference & Events UAB Campus. Außerdem hat sie zur Zeit die Präsidentschaft der Vereinigung der Kongressbüros der Universitäten und Universitätsstiftungen inne. Im Interview erläutert sie uns das facettenreiche Angebot der UAB im Bereich der Planung und Durchführung von Tagungen, Kongressen, Conventions, Produktpräsentationen, Events sowie Trainingslagern für Sportler und Summercamps.
Eine Universität als Event-Location
KT: Maria, eine Universität als Event-Location zu vermarkten ist in Europa ziemlich ungewöhnlich, wenn wir einmal von den Universitäten in Großbritannien absehen. Wie kommt es, dass die UAB genau dies seit über 25 Jahren mit großem Erfolg praktiziert?
MC: Das liegt zunächst einmal daran, dass die Universitat Autònoma de Barcelona eine wirklich außergewöhnliche Infrastruktur hat. Sie verfügt zum Beispiel über 9 große Konferenzsäle. Überdies stehen in Apartments auf dem Campus 2000 Betten zur Verfügung. Es gibt Restaurants, ein Kino, ein Theater und insbesondere ein Vier-Sterne-Hotel mit 104 Betten. Überdies haben wir mit der Casa Convalèscencia, die Teil des modernistischen Baukomplexes Hospital Sant Pau in Barcelona ist, eine sehr stilvolle und schöne Event-Location im Zentrum Barcelonas zu bieten.
Hinzu kommen 230ha Outdoorzonen, die zur UAB gehören. Neben den Grünzonen finden sich hier auch verschiedenste Sportanlagen, zum Beispiel Tennis- und Fußballplätze sowie ein Schwimmbad. Aus diesem Grund sind die Anlagen der UAB nicht nur für Tagungen, Conventions und Firmenevents interessant. Auch Sportlerteams veranstalten hier Trainingslager, Jugendgruppen halten an der UAB ihre Sommercamps ab und natürlich ist dies auch ein geeignetes Umfeld für Teambuilding-Aktivitäten.
Die UAB verfügt über verschiedene Sportanlagen.
Perfekte Räumlichkeiten für Tagungen und Events – Indoor und Outdoor
KT: Wie ist die UAB zu dieser beeindruckenden Infrastruktur gekommen?
MC: Die UAB, die nun seit 52 Jahren existiert, war fast von Anfang an eine Campus-Uni. Als solche bietet sie den Angehörigen der Uni natürlich seit jeher eine ganze Reihe Services des täglichen Bedarfs. Dass wir über so viele Apartments und sogar ein Hotel verfügen, verdanken wir allerdings einer strategisch klugen Maßnahme im Vorlauf der Olympischen Spiele von 1992.
Damals trat die UAB mit einem Projekt an die Stadt heran. Es sah vor, mit finazieller Unterstützung der Stadt Apartments und weitere Anlagen zu bauen, die zunächst im Zuge der olympischen Spiele genutzt werden sollten. Später sollten diese Anlagen dann den Studenten zur Verfügung gestellt werden. Dabei ging es in erster Linie um die Apartments, die zwei, vier oder fünf Betten haben. Überdies blieb aber nach den Olympischen Spielen auch ein ganzes Gebäude leerstehen. Nach einigem Überlegen entschied man, aus diesem Gebäude ein Hotel zu machen.
Apartment der UAB
Ein Modell, das allen zu Gute kommt
KT: Und so begann die Arbeit von Conference & Events UAB Campus?
MC: Ja. Man nahm sich ein Beispiel am angelsächsischen Modell. Seit Margaret Thatcher die großen Kürzungen im Bildungsetat vorgenommen hatte, entwickelten die Universitäten Großbritanniens eigene Wege, um ihre Etats aufzustocken. Die kommerzielle Nutzung universitärer Infrastrukturen war einer dieser Wege. Die Verwaltung der UAB stellte nach den Olympischen Spielen von 1992 fest, dass wir über perfekte Voraussetzungen verfügten, um das Gleiche zu tun.
Diese Vorgehensweise stand im Einklang mit dem Selbstbild der UAB. Als Universität, die durch öffentliche Gelder finanziert wird, wollte die UAB auch für die Öffentlichkeit zugänglich sein. Die Öffnung der Räumlichkeiten und Infrastrukturen für Kunden, die nicht Teil der Universitätsgemeinschaft sind, liegt ganz auf dieser Linie.
Weiterhin hat die UAB es sich zum Ziel gesetzt, ihre Anlagen finanziell nutzbar zu machen, um das erwirtschaftete Geld in die Infrastrukturen und Ausstattung der Uni reinvestieren zu können. Nicht ausschließlich von der staatlichen Finanzierung abhängig zu sein, ist von großem Vorteil für die Instandhaltung aller Anlagen.
KT: Wie viele Kunden von außerhalb der UAB nutzen denn eure Services?
MC: Etwa 50% unserer Kunden kommen von außerhalb der UAB. In 80 Prozent der Fälle haben die Veranstaltungen, die hier stattfinden ein internationales Publikum. Bei etwa 20 Prozent der Buchungen handelt es sich um Firmenfortbildungen o.ä. mit nationalem Publikum.
Der grüne Campus der UAB eignet sich für Veranstaltungen unterschiedlichster Art.
Planung und Durchführung von Kongressen aus einer Hand
KT: Worin genau besteht nun der Service von Conference & Events UAB Campus?
MC: Wir fungieren als zentraler Ansprechpartner für die Planung und Durchführung sämtlicher Details von Kongressen und Events aller Art. Mit einem Anruf bei uns erhält man zum Beispiel Informationen zu Räumlichkeiten und Unterkunft, Vorschläge für Catering-Anbieter und natürlich auch alle weiteren Services. Manche Kunden wünschen zum Beispiel für die Freizeit nach der offiziellen Veranstaltung ein Kulturprogramm. Das könnte zum Beispiel eine Besichtigung Barcelonas mit einem professionellen Guide sein. Andere hätten vielleicht lieber ein Sportangebot, für das sich die Anlagen der UAB sehr gut eignen. Wir führen alle benötigten Informationen für den Kunden zusammen, stellen Kontakte zu Anbietern und Agenturen her, koordinieren die Nutzung der Räumlichkeiten der UAB und machen nach ausführlicher Beratung einen Kostenvoranschlag für das komplette Buchungspaket. Im Prinzip übernimmt das Büro Conference &Events UAB Campus alle Aufgaben, die nicht von den PCOs übernommen werde und technische und wissenschaftliche Sekretariatsdienste betreffen.
KT: Kommen dadurch zusätzliche Kosten auf den Kunden zu?
MC: Nein, unser Service ist für den Kunden gratis. Conference & Events UAB Campus arbeitet sozusagen als Vertriebsabteilung für alle beteiligten Institutionen, also zum Beispiel das Hotel Campus, die Casa Convalèscencia etc. und wird über deren jährliche Beiträge finanziert.
KT: Erzähle uns ein bißchen über die Events, die hier stattfinden.
MC: Das ist wirklich ganz unterschiedlich. Da wir unterschiedliche Räumlicheiten anbieten, organisieren wir auch unterschiedlichste Events.
UAB Conference & Events plant und organisiert unterschiedlichste Veranstaltungen
Casa Convalescència – Events mit bis zu 200 Personen
Die Casa Convalescència, die Teil des Hospital de Sant Pau in Barcelona ist, eignet sich zum Beispiel für kleinere Kongresse mit bis zu 200 Personen. Überdies finden hier Tagungen, Produktpräsentationen, Fortbildungen und auch Gala-Dinners statt.
Casa Convalescència hat mit ihrer modernistischen Architektur natürlich eine ganz besondere Atmosphäre. Da sie Teil des Hospital de Sant Pau ist, haben wir hier oft Kunden aus dem Gesundheitssektor. Aber auch wissenschaftliche Gesellschaften, Forschergruppen und andere Kunden aus dem akademischen Bereich entscheiden sich für Casa Convalescència. Wir haben hier auch viele Kunden aus dem Corporate-Bereich und Agenturen, die hier Events organisieren.
Festliche Atmosphäre in der Casa Convalèscencia
Hotel Campus – Tagungshotel für Veranstaltungen bis zu 600 Personen
Das Hotel Campus bietet als Tagungshotel alle Voraussetzungen für größere Veranstaltungen mit bis zu 600 Teilnehmern. Hier finden Versammlungen, Kongresse, Produktpräsentationen und Firmenfortbildungen statt. Letztere nutzen auch öfter die Outdoorbereiche der Uni.
Hier haben wir ganz unterschiedliche Kunden. Neben solchen aus dem akademischen Bereich, Corporate und Events, die von Agenturen organisiert werden. Überdies nutzen Sportlergruppen das Hotel und die Anlagen der UAB für ihre Trainingslager. Eine weitere wichtige Kundengruppe ist der von Agenturen organisierte Jugendtourismus.
Reichlich Raum für Kongresse und Events: Hotel Campus
Hörsäle und Räumlichkeiten der Universität – Für Events mit bis zu 2000 Teilnehmern
Die Räumlichkeiten der UAB bieten Raum für Events mit bis zu 2000 Teilnehmern. Auch hier haben wir wieder Akademiker, Corporate und Agenturen als Kunden. Die UAB wird mit ihren Anlagen auch den Bedürfnissen wirklich großer Kunden gerecht. Zu denen zählen zum Beispiel Firmen wie Yahoo und Microsoft oder Hoechst und Novartis. Außerdem nutzen auch Sportlergruppen unser Angebot. Ein weiterer Kundenkreis kommt aus dem Bereich des Jugendtourismus . Hier finden viele Sommercamps statt. Außerdem werden die Anlagen der UAB auch von Produktionsfirmen für Kino und Fernsehen genutzt.
Auditorium der UAB
Summercamps an der Universitat Autònoma de Barcelona
KT: Wie sehen die Summercamps der UAB aus?
MC: Man muss sagen, es handelt sich nicht um Summercamps der UAB. Wir stellen die Räumlichkeiten und Infrastrukturen der UAB Agenturen zur Verfügung, die hier Summercamps organisieren. Ein vielgefragter Klassiker ist zum Beispiel die Kombination von Fußball und Englisch. Unsere weitläufigen Outdoorbereiche sind für Summercamps sehr attraktiv, aber eben auch für Firmen, die hier Teambuildingprogramme durchführen.
KT: Und wie nutzen Produktionsfirmen eure Anlagen?
MC: Die Anlagen der UAB Campus Barcelona sind vergleichbar mit denen einer kleinen Stadt. Es gibt hier Straßen, Gebäude, Grünanlagen. Und da es sich eben nicht um eine Stadt, sondern um eine Universität handelt, können wir ohne großen bürokratischen Aufwand den einen oder anderen Teil des Campus für einige Stunden sperren. Das ermöglicht den Produktionsfirmen hier die Szenen zu drehen, für die der Campus die entsprechenden Settings bietet. In einer Millionenstadt wir Barcelona ist so etwas quasi ein Ding der Unmöglichkeit. Man bekommt einfach keine Genehmigungen.
Summercamps auf dem Campus der UAB
Ein starkes Team für Tagungen, Kongresse und Events an der UAB Campus Barcelona
KT: Und wer kümmert sich um all diese unterschiedlichen Aufgaben der Planung und Organisation?
MC: Wir sind ein Team von drei Frauen mit starker Persönlichkeit, viel Initiative und Freude an der Arbeit im Service. Wir kommen alle aus dem MICE-Sektor und dem Catering und arbeiten seit mehr als 15 Jahren im Kongressbüro.
Unsere Arbeit im Büro Conference & Events UAB Campus hat uns die Möglichkeit gegeben, von Personen aus aller Welt und allen Wissenszweigen zu lernen. Durch diese Erfahrung können wir unseren Kunden noch besser bei der Organisation ihres Events helfen.
Wir lieben Herausforderungen, neue Formate und Erfahrungen. Am liebsten ist uns, wenn jede Tagung und jeder Event ein bisschen anders ist als die, die wir zuvor organisiert haben.
KT: Wie kann man euch kontaktieren?
MC: Am besten über unsere Website: https://www.uabcampus.cat. Dort gibt es auch virtuelle Touren über den Campus der UAB und durch die Räume der Casa Convalèscencia, so dass man sich eine gute Vorstellung von unseren Räumlichkeiten machen kann.
Das Team von UAB Conference & Events